Wir suchen Sie als persönlichen Vorstandsassistenz (m/w/d). Ihre Aufgaben als Vorstandsassistenz (m/w/d): Vorausschauende, organisatorische Unterstützung der PersonalvorständinTerminmanagement sowie das Filtern von Informationen nach Prioritäten und unter engen ZeitleistenVerantwortung für das Reisemanagement inklusive der AbrechnungKonzeption, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen und Tagungen sowie die Erstellung von Präsentationen auf Englisch oder auf DeutschErstellung von Präsentationen, Berichten, Statistiken und Protokollen bErledigung allgemeiner Sekretariats- und BüroaufgabenUnterstützung beim Onboarding von neuen Kolleg*innen gehören zu Ihren Aufgaben.
DATEV) von VorteilStrukturierte, diskrete und eigenständige ArbeitsweiseKommunikationsstärke, Organisationstalent und Freude an vielfältigen Aufgaben Über uns: Wenn Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit suchen, dann sind Sie bei uns richtig. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, bitte lassen Sie uns folgendes zukommen: 1.
Lass dich von uns empfehlen und profitiere von dem Zugang zu unveröffentlichten Stellenangeboten unserer Auftraggeber. Wir suchen im Rahmen der Direktvermittlung. Ihre Aufgaben Sie fungieren als Ansprechpartner für diverse Fragestellungen im JustiziariatSie organisieren die Betreuung der Gremien, das Berichtswesen sowie Vertrags- und notarielle AngelegenheitenSie begleiten die VorstandsprojekteSie bereiten Gremiensitzungen (Geschäftsleitung, Aufsichtsrat, Vertreterversammlung) vor und begleiten dieseZu Ihren Aufgaben zählt ebenfalls das vorstands- und unternehmerseitige Berichtswesen an die BaFin Sie wirken bei der Erstellung der Geschäftsberichte und Druckstücke mitSie kümmern sich ebenfalls um die Koordination der Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung Ihr Profil Idealerweise haben Sie einen juristischer Ausbildungshintergrund (bspw.
Lass dich von uns empfehlen und profitiere von dem Zugang zu unveröffentlichten Stellenangeboten unserer Auftraggeber. Wir suchen im Rahmen der Direktvermittlung. Ihre Aufgaben Sie fungieren als Ansprechpartner für diverse Fragestellungen im JustiziariatSie organisieren die Betreuung der Gremien, das Berichtswesen sowie Vertrags- und notarielle AngelegenheitenSie begleiten die VorstandsprojekteSie bereiten Gremiensitzungen (Geschäftsleitung, Aufsichtsrat, Vertreterversammlung) vor und begleiten dieseZu Ihren Aufgaben zählt ebenfalls das vorstands- und unternehmerseitige Berichtswesen an die BaFin Sie wirken bei der Erstellung der Geschäftsberichte und Druckstücke mitSie kümmern sich ebenfalls um die Koordination der Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung Ihr Profil Idealerweise haben Sie einen juristischer Ausbildungshintergrund (bspw.
Für unsere Zentrale in Karlsruhe suchen wir Sie in Voll- oder Teilzeit, Jobsharing möglich. Aufgaben • Unterstützung der Bereichsleitung sowie der Vorstandsassistenten in allen anfallenden planerischen, organisatorischen und administrativen Aufgaben (z.B.
Für unsere Zentrale in Karlsruhe suchen wir Sie in Voll- oder Teilzeit, Jobsharing möglich. Aufgaben • Unterstützung der Bereichsleitung sowie der Vorstandsassistenten in allen anfallenden planerischen, organisatorischen und administrativen Aufgaben (z.B.
Ganzheitliche Betreuung und effiziente Führung des Sekretariates des AufsichtsratsvorsitzendenUnterstützung im operativen Tagesgeschäft und Gewährleistung eines reibungslosen Tagesablaufs sowie zeitnahe und ergebnisorientierte Erledigung der delegierten Aufgaben sowie Nachhalten der To Do´s und Wiedervorlagen diverser Sitzungen und Termine Vollständige und effektive Planung und Organisation von internen sowie nationalen und internationalen Terminen Selbständige Ausarbeitung und Versand deutscher und englischsprachiger Geschäftskorrespondenz sowie E-Mails nach Stichworten oder VorlageVorbereitung und Ausarbeitung der dreimal jährlich stattfindenden Aufsichtsratsunterlagen des Unterehmens sowie deren Versand an die Aufsichtsratsmitglieder Planung und Buchung von Geschäftsreisen über das Buchungstool Egencia sowie Reisekostenabrechnung über das System ChromeRiver Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B.
Ganzheitliche Betreuung und effiziente Führung des Sekretariates des Aufsichtsratsvorsitzenden Unterstützung im operativen Tagesgeschäft und Gewährleistung eines reibungslosen Tagesablaufs sowie zeitnahe und ergebnisorientierte Erledigung der delegierten Aufgaben sowie Nachhalten der To Do´s und Wiedervorlagen diverser Sitzungen und Termine Vollständige und effektive Planung und Organisation von internen sowie nationalen und internationalen Terminen Selbständige Ausarbeitung und Versand deutscher und englischsprachiger Geschäftskorrespondenz sowie E-Mails nach Stichworten oder Vorlage Vorbereitung und Ausarbeitung der dreimal jährlich stattfindenden Aufsichtsratsunterlagen des Unterehmens sowie deren Versand an die Aufsichtsratsmitglieder Planung und Buchung von Geschäftsreisen über das Buchungstool Egencia sowie Reisekostenabrechnung über das System ChromeRiver Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B.
Was Sie mitbringen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Gerne Zusatzqualifikation als Management-Assistent/in oder Fremdsprachenkorrespondent/in Berufserfahrung in einem technisch geprägten Umfeld Sicherer Umgang mit MS-Office Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch Organisationstalent, Eigeninitiative und eine absolut vertrauenswürdige Arbeitsweise Warum? Direkter Draht zur Unternehmensspitze Abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen Umfeld Ein Team, das Professionalität lebt – aber auch lachen kann Ein Arbeitsplatz in einer Region mit hoher Lebensqualität Bereit für die Pole-Position im Office?
Die Kombination aus Assistenz und Empfang macht diese Rolle besonders interessant und vielseitig. Zu Ihren Aufgaben zählen Sie koordinieren Termine sowie nationale und internationale Dienstreisen, bereiten Reisekostenabrechnungen vor und stellen sicher, dass der Tagesablauf der Geschäftsführung reibungslos verläuft Sie organisieren Vorstandsmeetings, Aufsichtsratssitzungen sowie Konzerntagungen und sorgen dafür, dass Besprechungsräume vorbereitet sind und Gäste professionell betreut werden Sie bearbeiten E-Mails, erstellen Protokolle nach Diktat und bereiten die erforderlichen Sitzungsunterlagen auf Sie sind Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern und kommunizieren sicher in Deutsch und Englisch Donnerstags und freitags sind Sie am Empfang tätig: Sie übernehmen das Besuchermanagement, betreuen die Telefonzentrale und erledigen administrative Aufgaben Am besten passen Sie zu uns, wenn Sie folgendes Profil mitbringen Sie haben bereits Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz oder im Geschäftsführungssekretariat gesammelt Sie verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse Sie behandeln vertrauliche Informationen mit höchster Sorgfalt und Diskretion Sie arbeiten vorausschauend, organisiert und behalten auch bei hoher Taktung den Überblick Sie zeichnen sich durch eine hohe Service- und Lösungsorientierung sowie durch ein professionelles, freundliches Auftreten aus Wir bieten Ihnen folgende Benefits Ein breitgefächertes Aufgabengebiet mit einer abwechslungsreichen Kombination aus Assistenz-, Organisations- und Empfangstätigkeit Eine Dauerstelle - wir freuen uns auf eine langfristige Zusammenarbeit mit Ihnen Ein krisensicheres, breit aufgestelltes Familienunternehmen mit schnellen Entscheidungswegen Und vieles mehr Weiterentwicklung Wir unterstützen berufliche und persönliche Weiterentwicklung, bieten hohen Gestaltungsspielraum und forcieren interne Karrieren.